Peran Utama Seorang Sekretaris

PERAN UTAMA SEORANG SEKRETARIS
1. Sekretaris sebagai duta.Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?2. Sekretaris sebagai pintu gerbangPeranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harusdapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam menguruskantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.4. Sekretaris sebagai humas.Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.Menurut Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman).Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercerminHingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.