Etika Seorang Sekretaris Yang Baik

ETIKA SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

2. Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
a. Jangan ceroboh
b. Jangan menyinggung perasan orang lain
c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
d. Jangan gemar memuji diri sendiri
e. Hindari gosip
f. Jangan memotong pembicaraan
g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.d.Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.




6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara Minum :
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
c. Usahakan jangan sampai tumpah.
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
7. Etika Melayani Tamu
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

CARA MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.4. Tahu Teknoiogi“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. 5. Tahu Accounting dan PembukuanAccounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.7. Mempelajari Karakter BosKenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.9. Pandai Berbicara di Depan PublikKadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

Peran Utama Seorang Sekretaris

PERAN UTAMA SEORANG SEKRETARIS
1. Sekretaris sebagai duta.Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. Apalagi jika perusahaan Anda termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu Anda tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?2. Sekretaris sebagai pintu gerbangPeranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap Anda bicara dan bahasa tubuh Anda sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harusdapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam menguruskantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi Anda untuk menunjukan ‘taste’ artistik Anda.4. Sekretaris sebagai humas.Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara proffesional.Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.Menurut Maryudi dalam bukunya kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman).Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbeda berdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercerminHingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.

Komitmen dalam melaksanakan tugas

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.
Kemampuan mengembangkan skill Human RelationsKemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.Penjabarannya adalah sebagai berikut :1. Team Work : mampu bekerja sama dalam teamà Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.2. Positif ThinkingKomponen yang positif pada first impression :§ Sebut nama lawan bicara Anda§ Sambut tamu di pintu ruang Anda§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu§ Salam dan mengulurkan tangan§ Jangan bicara terlalu pesan / keras§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang3. Good reminder :Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.4. Discrete :à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

5. Tactful :à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.6. Tanggung jawab dalam bekerjaSeorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretarisPada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisanDisamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)§ Memahami emosi orang lainProfesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:§ Pengambilan keputusan§ Kepemimpinan§ Kepuasan pelanggan§ Kerjasama dan saling percaya

Kriteria Komunikasi Yang Efektif

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasiSekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpinTingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusiSekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.Kurangnya kemampuan dalam menangani tugasTugas-tugas sekretaris itu meliputi :1. Tugas AdministrasiTugas ini meliputi :§ Korespondensi§ Filling§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan§ Mengurus surat masuk dan surat keluar§ Travel Arrangements§ Organize meeting§ Making appointments§ Handling all confidential matters2. Tugas Receptionist§ Menerima dan menjawab telepon§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan3. Tugas Keuangan§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan4. Lain-lain§ Personal matters§ Monitoring and procuring orderContohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya§ Menterjemahkan§ General Affair dutiesContohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

SEKRETARIS PROFESIONAL

Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
 Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

 Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .