Selasa, 27 Juli 2010

Etika Seorang Sekretaris Yang Baik


ETIKA SEORANG SEKRETARIS YANG BAIK

Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara Berbusana
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, makaseorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dancuaca.
d.Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dannylon.

Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

2. Cara berbicara,
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
a. Jangan ceroboh
b. Jangan menyinggung perasan orang lain
c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
d. Jangan gemar memuji diri sendiri
e. Hindari gosip
f. Jangan memotong pembicaraan
g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.d.Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.
5. Cara Berjalan
Cara Berjalan yang baik seorang sekretaris adalah :a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.




6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara Minum :
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
c. Usahakan jangan sampai tumpah.
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
7. Etika Melayani Tamu
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar