Kriteria Komunikasi Yang Efektif

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasiSekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpinTingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusiSekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.Kurangnya kemampuan dalam menangani tugasTugas-tugas sekretaris itu meliputi :1. Tugas AdministrasiTugas ini meliputi :§ Korespondensi§ Filling§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan§ Mengurus surat masuk dan surat keluar§ Travel Arrangements§ Organize meeting§ Making appointments§ Handling all confidential matters2. Tugas Receptionist§ Menerima dan menjawab telepon§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan3. Tugas Keuangan§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan4. Lain-lain§ Personal matters§ Monitoring and procuring orderContohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya§ Menterjemahkan§ General Affair dutiesContohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.